档案管理系统公司一是详细阐述了我国电子文档的基本情况及电子档案管理的主要问题。

第2部分详述了国外电子文件的归档及电子档案管理的主要情况。

三是介绍了电子文档的归档与管理模式的创新。

改进技术方案，设计了电子文档归档、电子文档管理系统四个主要工具。

乐盈VI为有效解决电子文件归档、电子档案管理中存在的数据异构问题，造成电子档案接收困难.电子档案管理难度大，使用困难，长期保存困难。研究组设计了电子文件收集、管理与利用四种主要工具。

1.通用数据采集工具一一解决了电子文件接收困难。

为了满足电子文件收集积累的需求，通用数据采集工具可按需采集其它信息系统的目录数据和全文数据采集工具，为满足电子文件收集积累的需求，提供了基于数据层和逻辑层两种数据采集方法，相互补充，能够完成不同情况下的数据采集任务。

下面显示了数据采集工具的结构图：

乐盈VI完整的收集工具包括四个部分：

一个数据导入功能：可以实现各种格式的电子文件和源系统中各种数据包(XML.Excel.DBF.等等)的匹配和导入；

乐盈VI数据管道功能：能够连接各种公共数据库(如Oracle.MSSQLServer等)，并能对源系统、目标系统进行字段匹配、异构数据导入；

乐盈VI程序调用接口功能：可以实现封装和调用，以实现对电子文件形成源系统所提供的各种程序调用接口(WebPart.DLL.OCX.JavaBean等)；

数据交换引擎功能：规定了数据交互的标准模式，使构建在数据交换引擎上的信息系统能够遵守统一的数据交互标准，实现数据交互。

2.电子档案文件格式转换工具-解决电子档案管理难题。

电子档的型式主要可以分为文字档.图形档.影像档.音像档和视讯档五大类，各种档案又有不同的档案格式，如：文本档就有DOC.XLS.TXT.WPS.XML等多种格式。多种文档格式和版本一般需要特定的阅读软件，可以想像，各种文件多达数百种格式会给各个单位的电子档案管理工作带来许多困扰，随着格式的日益多样化，给电子文件的长期可读和有效使用带来了严重威胁。

为解决这一问题，转换电子档案文件格式工具，使各种档案文件格式尽可能地转化为适合于管理的.可长期有效保存并便于使用的格式，以便于电子文件的存档.电子档案的管理和长期高效使用。

乐盈VI根据对版式电子文件的长期保存格式要求(DA/T47-2009)的要求，通过对多种常用格式的选择，电子档案文件在长时期的保存方式选择上要符合10个基本条件，JPG.Tiff.MP3.MP4以及MP4等5种格式作为档案文件格式转换的目标格式。五类文件格式中有几种，通过格式转换工具将其转化为相应的目标文件格式，转换对应如下图所示：

在实际安装部署过程中，电子档案格式转换工具一般安装在一台独立的文件格式转换服务器上，以后台服务的方式运行。翻译服务使用轮询机制来监视指定目录，并将指定目录下的源文件(待转换文件)转换为目标文件，转换时可按需要同时完成文件合并.OCR识别等操作，如图所示：

乐盈VI3.脱机备份工具-解决电子文件长期难以保存的问题。

档案管理系统公司当前，影响电子档案长期保存的主要问题有：自然灾害.人为原因.系统故障.保存载体寿命等；开展电子档案的离线备份.复制多套拷贝.进行异地存档可有效减少上述问题给电子档案带来的损失。

然而，一般的系统备份工具比较专业，在操作方面需要一定的信息技术；备份数据对计算机软硬件环境依赖程度较高，很难适应电子档案的备份要求，为了保证电子档案的真实性.完整性.有效性和安全性，课题组通过高线备份工具，采用物理组盘.文件加密.标签打印.离线查询和光碟防篡改等功能，提供了一种简单实用的电子文件离线备份，档案封存、交换等工具，简化了电子档案的长期保存。

这个工具的主要功能如下：

(1)组合磁盘的物理功能。把电子文档按照一定的规则自动集中到一起，在文件服务器上生成一份容量为指定载体(例如光盘)的文件夹，当在文件夹下生成一个电子归档文件目录.载体标签时，该文件夹名对应生成的载体号，完成了光盘刻录及载体备份。

乐盈VI(2)备份功能。该工具内建的FTP下载软件和光盘刻录软件，第一次能快速下载由文件服务器组成的物理组盘文件目录，同时可以方便的驱动客户端上的存储设备，例如光驱，完成备份制作功能。

乐盈VI(3)标签打印功能。将标签打印装置安装在客户端上后，系统可自动驱动该设备，完成存储载体表面的标签制作。

(4)离线浏览功能。该工具内建有电子文件离线浏览功能，在备份时，将脱机浏览程序存入载体，从而使管理员在浏览电子档案时，可以启动脱机浏览程序实现存储载体上电子案件的查询与浏览，无需文件形成源系统支持，大大方便了用户的操作。

电子版脱机浏览工具符合国家档案局《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)的结构要求，支持光盘浏览和开放预装两种浏览方式。在这些模式中，光盘浏览模式将有效地实现内建光盘离线浏览，而预装打开浏览模式要求以电子文件人工选取电子文件包。

乐盈VI4.电子文件通用浏览器--解决电子文件使用困难的问题。

五类电子档案转换后仍需使用8种文件格式浏览器即可使用。为减少电子档案对特殊格式浏览器的依赖，采用电子档案通用浏览器实现了支持多种文件格式浏览的功能，可有效缓解电子档案利用困难。电子学档通用浏览器的本质就是针对每种档案文件格式开发相应的浏览插件。在用户使用电子存档通用浏览器访问电子文件时，浏览器自动调用相应的文件浏览插件进行浏览。

档案管理系统公司这个工具也有格式化注册功能，如果电子档案文件通用浏览器插件库中没有这个插件，或者一种新的文件格式出现，就会添加新的浏览插件。利用电子档案通用浏览器，有效地避免了在浏览多格式电子档案时需保存多种支撑软件的困扰，同时为浏览文件提供安全可靠的保护。